Analiza dokumentów pokontrolnych, w tym protokołu kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej, wystąpienia pokontrolnego oraz wyjaśnień organu wykonawczego, wskazuje na wystąpienie szeregu nieprawidłowości w funkcjonowaniu Gminy Małdyty. Nieprawidłowości te dotyczą kluczowych obszarów gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego, w tym rachunkowości, sprawozdawczości budżetowej, dochodzenia należności oraz realizacji zamówień publicznych.
Ich charakter i zakres powodują, że nie mogą być traktowane jako incydentalne uchybienia o znaczeniu technicznym. Przeciwnie – mają one wymiar systemowy i bezpośrednio wpływają na ocenę wykonania budżetu, a tym samym na możliwość udzielenia absolutorium.
- Kluczowe obszary stwierdzonych nieprawidłowości
2.1. Rachunkowość i ewidencja zdarzeń gospodarczych
Kontrola wykazała:
- brak ujmowania wszystkich zdarzeń w odpowiednich okresach sprawozdawczych,
- prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób nieodzwierciedlający stanu rzeczywistego,
- nieprawidłowości w funkcjonowaniu kont (np. konto 901 „Dochody budżetu”).
Są to naruszenia fundamentalnych zasad rachunkowości, w szczególności:
- zasady memoriału, określone w Ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku, mówiąc w skrócie, nakłada obowiązek ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń finansowych w momencie ich powstania a nie rozciągania na inne okresy sprawozdawcze.
- zasady rzetelności i wiarygodności ksiąg rachunkowych oznaczają, że wszystkie zdarzenia gospodarcze powinny być ujmowane zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem, a księgi rachunkowe i sporządzane na ich podstawie sprawozdania powinny przedstawiać pełny, prawdziwy i zrozumiały obraz sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyników działalności jednostki.
Co z tego wynika:
Jeżeli księgi rachunkowe nie odzwierciedlają rzeczywistości, to dane finansowe wykazywane w sprawozdaniach budżetowych nie mogą być uznane za w pełni wiarygodne.
2.2. Sprawozdawczość budżetowa
Stwierdzono nieprawidłowości m.in. w:
- sprawozdaniu Rb-27S (dochody wykonane),
- sprawozdaniu Rb-N (należności i aktywa finansowe),
- bilansie z wykonania budżetu.
Błędy dotyczyły:
- niewłaściwego ujmowania dochodów,
- niezgodności danych z przepisami,
- błędnej klasyfikacji informacji finansowych.
Jakie ma to znaczenie:
Sprawozdawczość budżetowa stanowi podstawę oceny wykonania budżetu. Jeżeli jest nierzetelna, to:
👉 rada gminy nie ma realnych podstaw do oceny wykonania budżetu,
👉 absolutorium opiera się na danych, które mogą nie odzwierciedlać rzeczywistej sytuacji finansowej.
2.3. Dochodzenie należności publicznych
Kontrola wykazała:
- brak wykorzystania uprawnień organu podatkowego (np. brak wezwań, brak wyjaśnień),
- opóźnienia w egzekucji należności,
- niewystarczające działania windykacyjne.
Wnosek:
Brak skutecznego dochodzenia należności prowadzi do:
- zaniżenia rzeczywistych dochodów gminy,
- zwiększania zaległości podatkowych,
- pogorszenia wyniku wykonania budżetu.
To oznacza, że wykonanie budżetu może być formalnie poprawne, ale faktycznie nie odzwierciedla pełnych możliwości dochodowych gminy.
2.4. Zamówienia publiczne – najpoważniejsze naruszenie
Najistotniejszym ustaleniem kontroli jest:
👉 podział jednego zamówienia dotyczącego dowozu uczniów na kilka odrębnych umów, mimo że łączna wartość zadania przekraczała ustawowy próg 130.000 zł.
W konsekwencji:
- nie zastosowano procedur wymaganych ustawą Prawo zamówień publicznych,
• ograniczono konkurencyjny tryb wyboru wykonawcy,
• wydatkowano środki publiczne z pominięciem zasad pełnej przejrzystości postępowania.
Z ustaleń kontroli wynika, że:
- rzeczywista wartość całego zamówienia była znana lub możliwa do oszacowania,
• kolejne umowy zawierano w ramach tego samego zadania dotyczącego dowozu uczniów,
• w trakcie realizacji zadania dostrzeżono problem związany z przekroczeniem ustawowego progu,
• mimo to kontynuowano zawieranie kolejnych umów poza procedurami przewidzianymi dla zamówień publicznych.
Znaczenie tego naruszenia:
Podział zamówienia nie był jedynie błędem formalnym dotyczącym dokumentacji. W praktyce doprowadził do niestosowania przepisów, które mają zapewniać:
- uczciwą konkurencję między wykonawcami,
• przejrzystość wydatkowania środków publicznych,
• możliwość uzyskania najkorzystniejszej oferty dla gminy,
• skuteczną kontrolę procesu wyboru wykonawcy.
Co to znaczy:
Nie jest to uchybienie techniczne ani księgowe. Dotyczy ono jednego z podstawowych mechanizmów ochrony środków publicznych.
W praktyce oznacza to, że:
👉 realizowano zadanie o wartości przekraczającej próg ustawowy bez zastosowania procedur przewidzianych dla takich zamówień,
👉 mieszkańcy zostali pozbawieni gwarancji, że wykonawca został wyłoniony w warunkach pełnej konkurencji i transparentności,
👉 budżet był realizowany z naruszeniem zasad, które mają chronić publiczne pieniądze przed arbitralnym i niekontrolowanym wydatkowaniem środków.
2.5. Pozostałe nieprawidłowości
Stwierdzono również:
- nieprawidłowości w przekazywaniu odpisów na izby rolnicze,
- błędy w gospodarowaniu środkami ZFŚS,
- brak aktualizacji planu zamówień,
- nieprawidłowości organizacyjne.
Choć pojedynczo mogą wydawać się mniej istotne, łącznie wskazują na:
👉 brak skutecznego systemu kontroli zarządczej.
2.6. Gospodarka kasowa (kontrast)
Kontrola kasy wykazała:
- pełną zgodność stanu gotówki,
- prawidłowe prowadzenie dokumentacji,
- brak niedoborów i nadwyżek.
Znaczenie:
Pokazuje to, że urząd potrafi działać prawidłowo na poziomie operacyjnym.
Wniosek:
Problem nie leży w braku kompetencji technicznych, lecz w:
👉 zarządzaniu, nadzorze i organizacji.
- Charakter nieprawidłowości – systemowy, nie incydentalny
Zestawienie wszystkich ustaleń prowadzi do jednoznacznego wniosku:
👉 nieprawidłowości obejmują kluczowe elementy systemu finansowego gminy.
Dotyczą one jednocześnie:
- księgowości,
- sprawozdawczości,
- dochodów,
- wydatków,
- zamówień publicznych.
To oznacza:
👉 mamy do czynienia z problemem systemowym, a nie pojedynczym błędem.
- Bezpośredni wpływ na absolutorium
4.1. Czym jest absolutorium
Absolutorium to:
👉 ocena wykonania budżetu przez organ wykonawczy.
Warunkiem jego udzielenia jest:
- rzetelność danych,
- zgodność działań z prawem,
- prawidłowe gospodarowanie środkami publicznymi.
4.2. Problem fundamentalny
W analizowanym przypadku:
❗ dane finansowe mogą być nierzetelne
❗ wydatki były realizowane z naruszeniem zasad
❗ dochody nie były skutecznie egzekwowane
To prowadzi do kluczowego wniosku:
👉 nie ma pewności, że wykonanie budżetu zostało przedstawione prawidłowo
4.3. Konsekwencje dla decyzji rady
Rada gminy staje przed wyborem:
- Udzielić absolutorium
→ oznacza:
- akceptacjęsposobu wykonania budżetu pomimo stwierdzonych przez kontrolę istotnych zastrzeżeń dotyczących jego realizacji
- uznanie, że nie mają one znaczenia dla oceny budżetu
- Nie udzielić absolutorium
→ oznacza:
- uznanie, żestwierdzone nieprawidłowości mają istotne znaczenie dla oceny wykonania budżetu
- wykonanie przez Radę Gminy jej ustawowej funkcji kontrolnej wobec organu wykonawczego
- Kluczowy wniosek końcowy
Stwierdzone nieprawidłowości:
- podważają wiarygodność danych finansowych,
- wskazują na naruszenia zasad wydatkowania środków publicznych,
- świadczą o niewystarczającym nadzorze nad funkcjonowaniem urzędu.
W takiej sytuacji:
👉 udzielenie absolutorium nie jest decyzją techniczną
👉 jest decyzją powodującą przejecie przez radę odpowiedzialności za istniejący stan rzeczy
👉może być postrzegane jako akceptacja stwierdzonych nieprawidłowości
- Konkluzja
Analiza prowadzi do jednoznacznego wniosku:
👉bez pełnego wyjaśnienia i usunięcia nieprawidłowości wiarygodność oceny wykonania budżetu może budzić wiele wątpliwości, a tym samym nie dawać podstawy do udzielenia absolutorium.
„Zestawienie dokumentów źródłowych”
- Protokół kontroli kompleksowej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie
– obejmujący okres kontroli w Gminie Małdyty (29.09.2025 – 19.12.2025)
– zawierający szczegółowe ustalenia dotyczące gospodarki finansowej - Wystąpienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie
– zawierające wykaz stwierdzonych nieprawidłowości
– wraz z zaleceniami pokontrolnymi
Dokumenty szczegółowe z kontroli
- Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy Małdyty z dnia 19.11.2025 r.
– obejmujący stan gotówki, druki ścisłego zarachowania i organizację kasy - Raporty kasowe (RK „DOCHODY UG” i „WYDATKI UG”)
– stanowiące podstawę porównania stanu faktycznego i ewidencyjnego
Dokumenty finansowe i podatkowe
- Rozliczenie podatku rolnego – osoby fizyczne (za 12/2024)
– zestawienie należności, dochodów, zaległości i nadpłat - Rozliczenie podatku rolnego – osoby prawne (za 12/2024)
– analogiczne zestawienie dla podmiotów prawnych
Wyjaśnienia i dokumenty urzędowe
- Wyjaśnienie Urzędu Gminy Małdyty w sprawie przekazywania 2% odpisu na izby rolnicze
– dotyczące sposobu i terminów przekazywania środków - Wyjaśnienie Wójta Gminy Małdyty dotyczące zamówienia na dowóz uczniów (18.12.2025 r.)
– opisujące sposób realizacji zamówienia i przyczyny podziału umów - Wyjaśnienie Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej (Mikołaj Łosiewicz)
– dotyczące przebiegu realizacji zamówienia
Dokumenty kadrowe i dyscyplinarne
- Zawiadomienie o nałożeniu kary porządkowej (04.11.2024 r.)
– kara upomnienia dla kierownika referatu
– związana z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych
Dokumenty organizacyjne i regulacyjne
- Zarządzenie Wójta Gminy Małdyty Nr 0050.106.2023
– w sprawie polityki rachunkowości - Instrukcja gospodarki kasowej (załącznik do zarządzenia)
– regulująca zasady funkcjonowania kasy - Regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej 130.000 zł
– stosowany przy realizacji zamówienia na dowóz uczniów.